|
About:
|
10 yêu cầu đối với hệ thống tài liệu quản trị nội bộ
Một hệ thống tài liệu quản trị nội bộ được xây dựng đầy đủ, thực tế sẽ giúp cán bộ nhân viên công ty có được bức tranh tổng thể về các hoạt động và tổ chức cả của Công ty, đồng thời có được những hướng dẫn chi tiết để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ cụ thể. Hệ thống tài liệu để vận hành được cần tuân thủ những yêu cầu sau:
Hợp pháp: Tài liệu phải phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật
Thực tiễn:Tài liệu phải phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động của tổ chức và có khả năng thực hiện
Hệ thống:Có cấu trúc rõ ràng, có sự liên kết giữa các tài liệu, đảm bảo tính thống nhất trong nội dung. Không có tình trạng cùng một nội dung nhưng hai văn bản còn hiệu lực lại quy định, hướng dẫn khác nhau
Phạm vi điều chỉnh rõ ràng:Phải quy định trực tiếp nội dung cần điều chỉnh, chỉ rõ giới hạn mối quan hệ, sự vật, sự việc mà văn bản điều chỉnh, không quy định chung chung, không quy định lại các nội dung đã được quy định trong văn bản quy phạm nội bộ khác
Đối tượng điều chỉnh rõ ràng:Giới hạn những ai được/phải thực hiện theo văn bản
Tách bạch các vấn đề chi tiết:Những nội dung không có tính ổn định cao, các quy trình, quy chuẩn kỹ thuật được xây dựng trong các văn bản quy định chi tiết
Kế thừa:Văn bản quy định chi tiết không được quy định lặp lại các nội dung của văn bản được quy định chi tiết
Dễ hiểu:Ngôn ngữ sử dụng phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải rõ ràng, dễ hiểu
Sở hữu:Mỗi tài liệu phải có một “chủ sở hữu”, chịu tránh nhiệm rà soát, cập nhật và trình phê duyệt các văn bản để đảm bảo các tài liệu phản ánh hoạt động SXKD thực tế của tổ chức
Tuân thủ:Các tài liệu đã ban hành và đưa vào áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi
Quy trình xây dựng tài liệu nội bộ
Các tài liệu nội bộ được xây dựng theo quy trình sau:
Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu, các Doanh nghiệp cần đề cao tính thực tiễn nhằm đảm bảo sự phù hợp của tài liệu với tổ chức, không hàn lâm, giáo điều, cần dễ hiểu, dễ thực hiện và có tính ứng dụng cao, không nên áp dụng một cách máy móc các tài liệu của Đơn vị/tổ chức khác. Hệ thống tài liệu sau khi xây dựng cũng cần được linh hoạt áp dụng, điều chỉnh, cập nhật cho phù hợp với chiến lược, mô hình tổ chức, cách thức tổ chức công việc của Doanh nghiệp chứ không nên là một hệ thống cồng kềnh, chỉ được xây dựng theo “mốt” của thị trường rồi “đắp chiếu để đấy”.
|
